【就活メールの件名はどうしたら良い?】適切な件名をご紹介します!

【就活メールの件名はどうしたら良い?】適切な件名をご紹介します!

就活中の皆さま、初めて「社会」・「大人」の世界に触れ、戸惑うことばかりではないでしょうか?この記事では企業と頻繁にやり取りする「メール」、その中でも意外と頭を悩ませる「就活メールの件名」についてどのような件名が適切か解説します!

就活中のメールの件名の付け方で気をつけたいポイントはこの3つ!


就活のメールの件名(タイトル)で気を付けるべき点は3つです。この3つのポイントを押さえておくことでどんな場面でも応用ができます。
 

  1. 一目で伝えたいことがわかるか
  2. 端的な言葉でまとめてあるか
  3. 誤字脱字はないか
 
 

なぜこの3つのポイントが重要なの?

1.一目で伝えたいことがわかるか


皆さまはこのような件名のメールが届いたらどう感じますか?

「お世話になっております」

この件名ではどんな用件のメールなのか検討がつきません。この時期の採用担当の業務は多忙を極め、重要な連絡ではないと判断すればそのメールを読まずに放置されてしまう可能性があります。

また、内容を確認しようとすると一度メールを開封する手間がかかります。このほんの少しの手間でも何百、何千と繰り返すことになると大きなタイムロスになります。社会人は決められた時間内に与えられた業務をこなさなければならないため、こういったわずかな手間でも軽減したいのが本音です。相手(企業側)の立場に立って考えてみると、なぜこのポイントが大切なのかわかってもらえるかと思います。

件名のポイント①

  • 就活期間中の企業側の立場に立って【一目で伝えたいことがわかるメール】を心がけましょう!

2.端的な言葉でまとめてあるか


1つ目のポイントと同じく、読み手に読むための手間をかけさせないということが重要です。就活生のなかには丁寧な言葉遣いになるようにと、件名に文章を書いてしまう人がいます。本文でやりとりすべき内容は本文に書き、件名は必要最低限な情報でまとめましょう。

また、就活セミナー等で「結論は最初に話しましょう」と聞いたことのある人は少なくはないと思います。なぜそのように言われるかというと、人間の頭は一度に多くの情報を処理しきれないためです。伝えたい思いは短い言葉で適切にタイトル化し、最初に伝える癖をつけましょう。それだけで相手の記憶に残りやすく、自分の思いを知ってもらいやすくなります。

件名のポイント②

  • 【用件・必要な情報】を端的な言葉でまとめて、相手に伝えたい思いを印象づけましょう!

3.誤字脱字はないか


誤字脱字はメールの件名に関わらず、就活中の文章を作成するいかなる場面でも注意をしなくてはいけません。間違った字を用いた文書は読みにくく、相手にいらぬ誤解を与えてしまう場合もあります。1文字のミスで合否が変わることは考えにくいですが、少しでも良い印象をもってもらうために誤字脱字には注意しましょう。

件名のポイント③

  • どのような場面においても誤字脱字のチェックはぬかりなくしましょう!

ポイントを踏まえて就活中の各場面でのメールの件名を考えてみよう!

ケース1:企業への応募メールの件名

採用への最初の一歩、企業へ送る初めてのメールはどのような件名が適切でしょうか。

NGパターン


「御社のHPの新卒採用のページを見てメールさせて頂きました。」

「初めてメールさせて頂きます。○○と申します。御社に応募したくご連絡しました。」

件名は、用件である「募集への応募」であることをわかりやすく最初に書く必要があります。
また、メールの件名には自分自身の名前をフルネームで書きます。
大学名も件名に含めるのかどうかですが、基本的に入れるようにしましょう。応募者のなかには同性同名の人間がいる場合もありますので、判別する材料として大学名は必要な情報です。

これでOK!

 
「○○募集への応募の件にて / フルネーム(大学名)」

「○○○(企業の募集タイトルの引用)の件 / フルネーム(大学名)」

ケース2:面接の日時変更お願いメールの件名

一度時間を確定したけれど、どうしても変更が必要。そんな言い出しにくいお願いの時の件名は?

NGパターン

「お世話になっております。日程を変更して頂きたくご連絡致しました。」

「○日の面接に参加できなくなってしまいました。」

この場合も用件となる「面接の日時変更のおねがい」が伝わるように最初にシンプルに書きます。
言い出しにくい話題かもしれませんが、どうしようもない場面は往々にしてありえますので、日時変更が発生した際は遠慮をせずに、気づいた時点で早めの連絡を心がけましょう。

これでOK!

「面接日時変更のご相談 / フルネーム(大学名)」

「○日の面接日変更のお願い / フルネーム(大学名)」

ケース3:選考に関する質問メールの件名

選考中に疑問が発生、どのようにメールを送るのがベスト?

NGパターン

「採用についてお伺いしたいことがあり、ご連絡させていただきました。」

「お忙しいところ申し訳ございません。確認したいことがございます。」

用件となる「選考に関する質問(あなたが聞きたい事)」を端的に書きます。
基本形はどのような質問・疑問・相談事であっても下に記述した形式で問題ありませんが、質問の内容に応じて臨機応変に変更することも必要です。

これでOK!

「○○に関するご質問 / フルネーム(大学名)」

「○○のご確認 / フルネーム(大学名)」

ケース4:面接のお礼メールの件名

面接を終えた企業や内定先へのお礼のメールはなんて書く?

NGパターン

「この度は面接していただきありがとうございます。」

「お世話になっております。本日は貴重なお時間を頂きありがとうございました。

お礼のメール件名はどのような場面でも「○○(お礼したい内容)のお礼」という形で書くことが出来ます。この記述方法であれば、一目見て言いたいことがわかる件名になります。

これでOK!

「面接のお礼 / フルネーム(大学名)」

ケース5:内定先へ内定辞退を伝えるメールの件名

内定をもらっていたけれども、別の会社へ入社することに。辞退するときの連絡はどうする?

NGパターン

「大変申し訳ございません」

「内定を頂いていた○○(名前)です。」

内定先へ辞退の連絡をする方法はメールに限らず、電話や直接話に行く場合等様々ですが、今回はメールで連絡するケースを考えてみましょう。

せっかく頂いた内定を辞退するとなると申し訳ない気持ちが先行してしまうかと思いますが、最後まで社会人の卵としてマナーにのっとって連絡しましょう。
件名はこれまでと同様に用件を端的に書き、名前を添えて作成します。

内定を辞退する場合だけでなく選考中にトラブルが生じ、先方にお詫びの連絡をしたい場合も「○○のお詫び」といった形式で件名を考えてみてください。

これでOK!

「内定辞退のお詫び / フルネーム(大学名)」

「内定辞退のご連絡 / フルネーム(大学名)」

就活番外編:企業から送られてきたメールの件名は変える?

例えば以下のようなメールが内定先企業から届いたらあなたならどうしますか?


「採用試験合格のご連絡」


「件名を書き直そう!」と思いましたか?
企業側から送られてくるメールにおいては、基本的に件名の変更は不要です。
件名は変更せず、返信履歴(Re)がつくように件名は変えずにそのまま返信しましょう。

もし、企業側から件名のフォーマットを指示されている場合は、それに従うようにしましょう。

ポイントをおさえて就活を一歩リード!

 

  1. 一目で伝えたいことがわかるか
  2. 端的な言葉でまとめてあるか
  3. 誤字脱字はないか


就職活動は人と人とのコミュニケーションです。企業の採用担当者は他の沢山の学生や様々な業務に追われていることを考えると、おのずと適切なメールの件名(タイトル)が思いつくのではないでしょうか。

この、相手の立場に立ってものを考える力はメールを作成する時だけでなく、就職活動の様々な場面や社会に出てからも大切なものになりますので、是非この機会に身に着けて内定を獲得した後の社会人生活を一歩リードしてスタートしましょう!


 

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